Cahier des charges

Vous trouverez ci-dessous un Cahier des Charges rédigé par la Class 40 à l'intention des organisateurs de course.

Préambule : L'ESPRIT CLASS 40

L'association Class 40'a été créée en 2004 à l'initiative de navigateurs souhaitant se faire plaisir en compétition hauturière à bord de voiliers se mesurant en temps réel sur des parcours aux destinations diverses et variées. Elle a pour objet de :

• regrouper les skippers des bateaux Class 40' ainsi que toute personne intéressée par le développement de ces voiliers.
• administrer et organiser l'animation de la Class 40'.
• régir la jauge et les règlements propres à la série dans un souci permanent de développer la sécurité à bord des bateaux de ce type et d'en autoriser la pratique pour un coût modéré et dans une ambiance conviviale.
• gérer et harmoniser le calendrier national et international des épreuves pour ces voiliers.
• appliquer et faire respecter pour ce qui la concerne, les règles et règlements et prescriptions des autorités nationales et internationales.
• promouvoir la navigation et la compétition avec ces voiliers.
• et d'une manière générale, mener toute action dans l'intérêt de ses membres et contribuant au développement des Class 40'.

En deux ans, il apparaît que la formule plaît au point que les Class 40' a été la catégorie la plus représentée au départ de la Route du Rhum à l'automne 2006. C'est-à-dire que non seulement la jauge a rapidement engendré la construction de nombreux voiliers, en France et à l'étranger, et en plus ces voiliers naviguent ! On peut d'ores et déjà penser que la Class 40' à l'avenir devant elle et ira en s'internationalisant.

Afin de répondre efficacement aux demandes des organisateurs de course, nous avons établi à l'instar de nos amis de la Classe Mini un cahier des charges où figurent nos souhaits et exigences en terme de fonctionnement pour l'organisation d'une épreuve Class 40'.

Rôle de la Class 40'

La Class 40' est la représentante des coureurs. De ce fait, elle prend en charge le respect de la Jauge et du Règlement Class 40'. Elle supervise la gestion sportive de l'épreuve en nommant le délégué du Comité de jauge et en s'assurant que chaque voilier est conforme aux règles de la Classe.

Rôle de l'organisateur

L'organisateur s'engage à organiser une course dans le respect du Règlement de la Class 40'. Il gérera les parties technique, logistique, sportive et festive de l'épreuve.

L'organisateur a en charge la remise des prix. Les prix offerts aux concurrents ne peuvent être qu'en nature. L'organisateur s'engage à travailler en étroite collaboration avec la Class 40'. Un calendrier de réunions préparatoires sera défini entre l'organisateur et la Class 40'.

Autorisations administratives et maritimes –Sécurité des concurrents

L'organisateur s'engage à demander les autorisations administratives relatives à l'organisation de la course. De ce fait, il prend toutes les dispositions, en relation avec les autorités administratives et maritimes, pour assurer la sécurité des concurrents lors des épreuves.

Moyens humains

L'organisateur de l'épreuve prend en charge l'organisation et la gestion du PC Course. A cet effet, il désigne un Directeur de Course qui a la responsabilité du PC Course et du bon déroulement sportif de l'épreuve. Celui-ci ne doit en aucun cas cumuler sa fonction avec une fonction officielle d'arbitrage.

L'organisateur désigne un responsable chargé du contrôle du matériel de sécurité de chaque bateau qui agira sous la responsabilité du responsable du Comité de Jauge.

L'organisateur s'engage à mettre en œuvre les moyens suffisants (communiqués de presse, audiotel, fax polling, site internet…) à une bonne médiatisation de l'épreuve ainsi qu'à l'information quotidienne des familles ou proches des coureurs pendant l'épreuve.

Infrastructures portuaires

Les ports de départ, d'escale et d'arrivée doivent disposer d'un nombre de places suffisant pour regrouper la flotte des concurrents. Chaque place de port (un Class 40' occupe un espace de 14.50 m x 4,50 m) doit être sur ponton équipé en eau et électricité, et assurer une réelle protection en cas de mauvais temps. Chaque place de port doit disposer d'un tirant d'eau d'au moins 3 mètres lors des plus basses mers de la période d'accueil.

L'organisateur assure la gratuité des emplacements pendant la période d'accueil des concurrents. Soit une semaine avant le départ de la course, la totalité de l'escale entre les étapes, et une semaine après l'arrivée du dernier concurrent.

Il faut également prévoir au port de départ la mise à disposition gracieuse d'une grue pouvant lever 7 tonnes, ainsi que son conducteur et un agent de manutention afin de procéder à des vérifications de jauge. Ils seront à disposition du Comité de Course et du Comité de Jauge ainsi qu'à celle des concurrents ayant besoin de gruter (contrôle, avaries graves,…) pendant la période d'accueil des voiliers. Les grutages pour carénage seront payés par les coureurs à des tarifs préférentiels. Les ports de départ, d'escale et d'arrivée doivent aménager une zone abritée pour le contrôle des voiliers. Elle doit se situer à proximité des pontons concurrents pendant toute la période d'accueil, afin que le Comité de Jauge puisse effectuer les tests de stabilité et les contrôles de sécurité. L'organisateur doit prévoir la mise à disposition de deux pneumatiques au service du comité de jauge et prévoir une surveillance des bateaux, des infrastructures et du matériel pendant la durée des périodes d'accueil.

Locaux

L'organisateur s'assure de disposer à proximité des pontons des concurrents :

• d'un local d'accueil des concurrents (avec bureaux, chaises, prises électriques et téléphoniques et accès internet, fax, photocopieur
• d'un local réservé au PC course (avec bureaux, chaises, prises électriques et téléphoniques et accès internet, fax, photocopieur)
• d'un local pouvant être isolé pour les briefings concurrents avec les commodités nécessaires
• d'un local pour l'accueil des journalistes (bureaux, chaises, prises téléphones, accès internet, fax, photocopieur)
• d'un local isolé et adapté pour les instructions du Jury.
• d'un local technique pour l'organisation.
• d'un local pour le médecin.
• et d'un local pour le stockage en toute sécurité du matériel des concurrents.

L'organisateur doit également disposer à proximité de ces locaux d'un appareil de sonorisation muni d'un micro et d'un haut-parleur.

L'organisateur s'assure que les villes d'accueil disposent d'un parking, à proximité des pontons d'accueil des concurrents, suffisant pour le stationnement des véhicules des concurrents, des jaugeurs, de la presse…

Le Jury doit disposer d'un panneau d'affichage officiel, d'un minimum de deux mètres carrés, protégé des intempéries.

Accueil des bénévoles

L'organisateur prend en charge le transport ainsi que, pendant la période d'accueil, l'hébergement, les déplacements locaux et la restauration du personnel délégué par la Fédération Française de Voile et la Class 40', soit au minimum le Président du Jury, le Président du Comité de Course, le Directeur de Course, le Délégué du Comité de Jauge, et deux représentants de la Class 40'.

Documents

L'organisateur doit diffuser les documents suivants aux concurrents et à la Class 40':

• un avis de course avec un descriptif du parcours au plus tard au Salon Nautique de Paris précédant la course.
• une photocopie des cartes marines des abords des ports d'accueil.
• une photocopie du plan des ports d'accueil avec l'emplacement des pontons concurrents et le détail des infrastructures portuaires (capitainerie, parking, locaux Yacht Club, sanitaires, grutage…).
• une liste des prestataires de service nautique (shipchandler, voileries, chantiers,…).
• un récapitulatif des moyens de transport, d'hébergement et de restauration.
• un organigramme de l'organisation.

L'organisateur s'engage à fournir à la Class 40'un calendrier échéancier concernant les principaux postes de l'organisation.

Briefing

L'organisateur s'engage à organiser des briefings ainsi que des réunions d'information pendant la période d'accueil. Les réunions auront pour sujet : la sécurité, les balises de positionnement et de détresse, la médecine en mer…L'organisateur devra prévoir un interprète en langue anglaise pour une traduction simultanée pendant toutes les réunions ainsi que les briefings pour les concurrents étrangers. L'organisateur prévoira une signature sur l'honneur des concurrents quant au respect du règlement. Un document lui sera fourni à cette fin par la Class 40'.

Information pendant la course

L'organisateur s'engage à fournir au moins deux classements quotidiens (positions géographiques et distance au but du début de journée et de la fin de journée) aux concurrents de la course.

Chapitre financier

Le montant des droits d'inscription pour chaque engagé est fixé conjointement par la Class 40'et l'organisateur. Par ailleurs l'organisateur s'engage à verser à la Class 40'une quote-part de l'inscription de chaque concurrent (30 % du prix d'inscription) afin de couvrir une partie des frais engagés par la Class 40'pour la préparation et le suivi de l'épreuve.

50 % de cette quote-part doit être versés à la signature du contrat, à titre de caution, sur la base de 20 inscrits. Cette caution est encaissée le jour de la clôture des inscriptions des concurrents. Le solde est versé le premier jour de la période d'accueil.

Contrat

Un contrat écrit est passé entre l'organisateur et la Class 40' avec le présent cahier des charges et le dossier de présentation de l'organisateur en annexe. Dans un souci de transparence, l'organisateur fournit à la Class 40'un budget prévisionnel de son opération, joint au contrat.